L’organisation d’un événement demande beaucoup d’énergie, de temps et surtout d’argent. Avant de vous lancer dans cette entreprise, c’est donc une bonne idée de passer en revue tous les éléments de votre événement afin de procéder à une estimation précise des frais.

Coûts liés aux prestations de bases

Décliné sous des formes diverses, le séminaire offre aujourd’hui un excellent moyen d’impulser une énergie nouvelle au sein de ses équipes. À la campagne, à la montagne ou à la mer, il doit allier le dépaysement et la sérénité à des conditions de travail optimales. C’est pourquoi l’organisation de séminaires exige un budget généralement compris entre 40 et 80 € par personne pour une journée d’étude basique. Les agences spécialisées incluent dans leurs forfaits la mise à disposition d’une salle de réunion, le repas et la collation de bienvenue. Les activités prévues dans le planning sont, quant à elles, choisies à la carte, selon les objectifs du séminaire : sports de groupe pour souder les partenaires, ateliers artistiques pour libérer la créativité de chacun, activités à sensation afin d’évacuer le stress lié à des postes à responsabilités… En bref, la prestation de base revient en moyenne à 1800 € pour 30 participants et peut facilement atteindre 2500 €.

Ce qui fait grimper la facture

Bien entendu, certains critères viennent modifier le total de la prestation, comme la durée du séminaire, les activités sélectionnées ou même la période choisie. Les professionnels proposent souvent une double grille tarifaire pour haute et basse saison. En outre, les séminaires sur plusieurs jours impliquent des frais d’hébergement et de restauration, qui font varier la participation individuelle de 100 € à plus de 350 €, soit un coût global minimal de 5000 € pour 50 personnes. Si la destination, en France ou à l’étranger, constitue un facteur décisif, les activités, la présence d’animateurs consultants peuvent aussi avoir un impact considérable. Dans certains cas, vous ne trouverez des séminaires à plus de 107 000 € pour une participation moyenne de 2100 € par personne : il s’agit alors de prestations de haute voltige, avec des rallyes aériens ou des réunions au sommet en jets.