Un meetup est une rencontre informelle regroupant des personnes pour discuter d’un thème en particulier. Il en existe sur tous les sujets de la musique, au marketing en passant par la cuisine ou encore les langues étrangères. Voici quelques bonnes pratiques pour vous aider à organiser votre premier meetup.

Conseils et astuces pour bien organiser un meetup

Quelques semaines à l’avance, réfléchissez au thème que vous allez aborder. Prévoyez une présentation courte et ludique afin de pouvoir lancer les discussions le jour J. Choisissez bien le nombre de participants, mieux vaut rester sur un nombre restreint afin de privilégier les échanges de qualité, ce n’est pas une conférence que vous organisez. 20/25 personnes peuvent être un bon juste milieu. Une fois que vous êtes fixé sur le nombre de personnes, trouvez un lieu adapté. Un café bien situé est le lieu convivial idéal pour votre meetup. Pensez à réserver l’emplacement si vous êtes nombreux. Le jour J accueillez chacun des participants avec enthousiasme, restez informel et incitez l’ensemble des présents à participer aux échanges. Pensez à communiquer avant et après le meetup. Avant le meetup, envoyez des rappels aux participants afin qu’un maximum d’inscrits soient présents le jour J. Une fois le meetup passé, pensez à remercier les participants et à rentrer en contact avec eux via les réseaux sociaux si ce n’est pas déjà fait.

Quel outil utiliser pour organiser son meetup ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour mettre en place les invitations pour votre évènement. Le premier qui vient en tête et le créateur d’évènement Facebook. Son gros avantage : la viralité, vous pourrez inviter très rapidement vos amis et ces derniers pourront partager l’évènement auprès de leur contact. Cette viralité est également son principal défaut car vous aurez beaucoup de mal à maitriser le nombre de participants, vous ne pourrez pas non plus contacter ces derniers facilement.

Dernière alternative intéressante et 100% made in France : Weezevent. Ce service vous permet de créer des évènements sur mesure et est gratuit pour les évènements gratuits. Il permet de contrôler le nombre d’inscriptions et génère des billets d’entrée. Toute une palette de services sont proposés en parallèle : du formulaire d’inscription personnalisable à insérer sur votre site ou votre page Facebook à l’application smartphone pour contrôler le nombre de participants le jour J.